3 consejos para administrar la caja menor de tu empresa correctamente

Te contamos cómo administrar la caja menor para no perjudicar las finanzas y legalización de gastos de tu empresa.

A menudo en las empresas, las decisiones del día a día conllevan a pequeños gastos que, de no tener una planeación previa, podrían desordenar -y perjudicar- la trazabilidad financiera.  

Para suplir dichas eventualidades, a ese rubro se le destina un valor (generalmente en efectivo) más conocido como “caja menor”.

¿Qué es la caja menor en una empresa?

La caja menor es un fondo creado para atender aquellos sucesos eventuales que requieren pequeños montos de dinero; por ejemplo: compra de alimentos para un día de horas extras de trabajo, herramientas de papelería, gastos de transporte, entre muchos otros. 

Cada compañía, entonces, debe establecer los parámetros que regularán los desembolsos de esa caja menor.  

De acuerdo con la Fundación Universitaria San Martín:

Las cajas menores se constituyen, para su ejecución, de enero a diciembre de cada año mediante actas de constitución suscritas por el Director (a) Administrativo y Financiero de la compañía o quien lo reemplace, donde se estipula:  

• Sede de la compañía
• Dirección
• Finalidad/propósito de la caja menor
• Cuantía (valor destinado)
• Conceptos de los gastos en los que se podrá hacer uso de la misma
• Cargo y nombre de quien será responsable de su manejo

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¿Cuál es el objetivo de una caja menor?

La posibilidad de reacción ante un imprevisto es tan solo una de las razones por las que una caja menor podría venirle bien a tu negocio.  

Existen múltiples pagos pequeños que, si se atendieran todos por los canales bancarios significarán entorpecer o retrasar el desarrollo de otras actividades.  

Las siguientes son dos ventajas que la implementación de una caja menor traerá para tu empresa:  

Consolidar una forma clara en la que se accione frente a conceptos de urgencia, imprevistos, que sean necesarios para un adecuado funcionamiento administrativo y/u operativo.  

Equiparar los criterios de la compañía frente a la contabilidad y la trazabilidad financiera; obteniendo como resultado mayor eficiencia.  

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Pero ¿cómo funciona el manejo de la caja menor?

Hablarte de una cifra concreta sería mentirte, pues esta dependerá del propósito o área para la que estés determinando la caja menor, así como de las operaciones de tu empresa y el número de eventualidades que tengan detectados mes a mes.  

Sin embargo, sí podemos contarte un poco sobre el manejo adecuado que podrás darle a dicho fondo, pues resulta fundamental la implementación de políticas internas y una comunicación oportuna hacia tus colaboradores.   

Para el manejo de la caja menor es imprescindible recordar que, aunque los montos suelen parecer mínimos, la importancia es mucho mayor; pues en ocasiones suele asemejarse la caja menor a la expresión popular “plata de bolsillo”.

La diferencia entre una cosa y otra va a radicar en el seguimiento y control de los movimientos que tu empresa le dé.  

La plata de bolsillo suele acabarse de a poco, sin un seguimiento que permita identificar en qué se gastó, mientras que la caja menor debe tener soportes que argumenten el desembolso de un nuevo monto.  

Aplica los siguientes consejos para administrar tu caja menor de manera eficaz:

1. Asigna a un responsable de la caja menor

La responsabilidad detrás del funcionamiento de este fondo amerita que delegues a una persona de confianza y en capacidad de administrar con sagacidad ante las necesidades eventuales.  

Según el caso, podrán asignarse varios responsables para cada caja menor, pero se recomienda que no sean más de dos personas por cada una; así evitarás malos entendidos en el futuro.  

Algunas de las funciones del administrador de la caja menor son:  

• Mantener la información al día, con los respectivos soportes del movimiento de la caja.  
• Legalizar las cuentas de manera oportuna para solicitar la reposición de los fondos en el momento adecuado y asegurar así la liquidez necesaria ante cualquier imprevisto.
• Efectuar las deducciones que tengan cabida de acuerdo a las características de la actividad comercial que se ejecute.  

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2. Establece procedimientos y prohibiciones de la caja mejor

Esta es, quizá, una de las tareas más importantes a tener en cuenta, pues de esta dependerá que tu equipo de colaboradores esté sincronizado con los resultados que esperas sobre el manejo de este rubro.  

Además, establecer procedimientos y prohibiciones te permitirá la comprobación de cada gasto; algunos que podrías implementar, son:  

• Recolección de soportes administrativos como facturas, cuentas de cobro y otros comprobantes que emita el proveedor.  
• En caso de no contar con un soporte legal, llevar un registro de mínimo los siguientes datos:

1. Nombre, apellido o razón social del vendedor
2. Identificación con número de NIT o CC
3. Nombre, apellidos e identificación del responsable por parte de tu compañía
4. Lugar y fecha de expedición  
5. Número consecutivo en caso de tener otros casos similares a este durante el mes
6. Detalle y especificación del gasto (valor y concepto)
7. RUT y seguridad social en caso de tratarse de un prestador de servicio que es persona natural

Recuerda dejar claro cuáles son los movimientos que no se podrán cubrir o realizar con el fondo de caja menor, como los pagos por concepto de servicios personales, contribuciones asociadas a la nómina, entre otros que desees estipular.

3. Capacita a tus colaboradores para el uso de la caja menor

Asignar un responsable no tendrá mayor efecto si él/ella no recibe una capacitación por parte de la empresa. Estos son algunos de los tips que podrías recomendarle a tu colaborador para un manejo adecuado de la caja menor:  

• Registro diario de las actividades: abrir y cerrar la caja menor cada día significa un cierre mensual (o semanal) más eficiente. Ya sabes lo que dice el refrán: “las tareas pesadas son la acumulación de las tareas livianas”. Recomiéndale a tu colaborador un registro juicioso para mayor tranquilidad, en el que lleve fechas, montos, conceptos equivalentes, entre otros que consideres necesarios.  
• Capacidad de riesgo: el ‘descuadre’ es una posibilidad latente ante el manejo diario de cantidades pequeñas de dinero, por eso es mejor prevenir con medidas de monitoreo constante -bien sea de tu parte o de otro supervisor-, no solo para evitar la pérdida sino también para construir una relación armoniosa entre el responsable y la caja menor.
• Operaciones en equipo: delegar, delegar, delegar. Sabemos que lo hemos repetido ya mucho, pero no nos cansaremos de recomendar: las funciones deben fluir como el dinero y todo en cabeza de una sola persona es estancamiento. Centraliza los movimientos de caja en ciertos puestos y cada responsable se hará cargo de su valor asignado.