Auxilio de transporte: su importancia y criterios para su asignación

28 Febrero 2025

El subsidio o auxilio de transporte en Colombia es un tema crucial que afecta tanto a empleadores como a empleados. Asimismo, este beneficio, diseñado para ayudar a los trabajadores a cubrir los gastos de desplazamiento a su lugar de trabajo, constituye una parte esencial de la nómina.

A continuación, te explicamos detalladamente en qué consiste el subsidio de transporte en Colombia y todos sus aspectos clave.

¿Qué es el auxilio de transporte en Colombia?🚕🚐🚘

El subsidio de transporte es un pago que se realiza a los trabajadores que tienen un sueldo de hasta dos salarios mínimos mensuales. Su objetivo principal es compensar parcialmente los gastos del trabajador para trasladarse al lugar de trabajo. Sus características son:

No constituye salario, ya que no es una contraprestación directa por el servicio prestado, sino un reembolso de gastos de transporte.
Al no ser parte del salario, no se incluye en la base para liquidar aportes a la seguridad social y parafiscales. Sin embargo, sí se incluye en la base de liquidación (prima de servicios, cesantías, etc.).

Importancia del auxilio de transporte✍️

Este subsidio busca garantizar que los trabajadores puedan acceder a su empleo, sin que el transporte represente una carga económica significativa. Su importancia radica en lo siguiente:

Compensación de los trabajadores

¿Cuáles son los beneficios para los trabajadores? Te contamos:

Alivio económico. Contribuye a aliviar la carga económica de los colaboradores. Al permitirles destinar una mayor parte de su salario a otras necesidades básicas como alimentación, vivienda y salud.
Mejora en la calidad de vida. Al compensar los gastos de transporte, este auxilio contribuye a mejorar la calidad de vida de los empleados. Esto especialmente en ciudades con altos costos de transporte público y congestión vehicular.
Formalización laboral. Al brindar beneficios adicionales, se alienta a los trabajadores a buscar empleos formales. Algo positivo para la economía, en términos de mayor recaudación fiscal y mejor protección social para los trabajadores.
Acceso a oportunidades. Facilita el acceso a beneficios sociales como educación, servicios de salud y oportunidades de empleo.

Impacto en la gestión empresarial

¿Cuáles son los beneficios para la gestión laboral?

Mayor productividad y bienestar. Aunque el subsidio de transporte representa un costo adicional para los empleadores, también se traduce en una mayor productividad y bienestar de los colaboradores. Es un beneficio a largo plazo para las empresas y a la economía en general.
Reducción de la informalidad laboral. El subsidio de transporte tiene un efecto directo para reducir la informalidad laboral. Al incentivar a los trabajadores a optar por empleos fijos que les ofrecen beneficios adicionales.
Instrumento económico y social. Aunque este auxilio es un derecho laboral, también funciona como un instrumento económico y social. Este contribuye a reducir desigualdades, mejorar la productividad y dinamizar la economía.

Al respecto, es esencial que el gobierno evalué continuamente el impacto de los aumentos en el subsidio de transporte y el salario mínimo. A fin de realizar los ajustes necesarios y garantizar que los beneficios económicos lleguen efectivamente a los trabajadores.

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Criterios para la asignación del auxilio de transporte en Colombia

Para recibir el subsidio de transporte en Colombia, se deben cumplir con ciertos requisitos. Por otro lado, se deben considerar los montos establecidos por la normativa vigente y las excepciones aplicables, por ejemplo:

Requisitos para recibirlo en 2025

Lo que se necesita para recibir este auxilio es:

Salario: ganar hasta dos salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV). Para 2025, el salario mínimo es de $1.423.500 pesos. Así que, el límite salarial para recibir el auxilio es de $2.847.000 pesos.
Contrato laboral: tener un contrato laboral, es decir, ser un trabajador dependiente.
Distancia y transporte: estar residenciado a más de 1.000 metros (1 kilómetro) de la empresa, así como no recibir transporte hasta el sitio de trabajo por parte del empleador.
No recibir transporte directo por parte del empleador.

Montos establecidos por la normativa vigente

El Gobierno Nacional, a través del Decreto 1573 del 24 de diciembre de 2024, determinó que el auxilio de transporte para 2025 será de $200.000 pesos mensuales. Por lo que dicho auxilio tuvo un incremento del 23,45 % con respecto al auxilio de transporte 2024, que fue de $162.000 pesos. Asimismo, saber cómo se calcula el auxilio de transporte es sencillo. Por ejemplo, si el trabajador gana dos salarios mínimos mensuales, se le debe pagar el monto completo del subsidio de transporte. En cambio, si el trabajador no labora todos los días, el auxilio se paga proporcionalmente. O sea, el valor diario del subsidio de transporte se calcula dividiendo el monto mensual entre 30 días, así:

Auxilio de transporte = $200.000 / 30 = $6.667 pesos.

Excepciones aplicables

Es importante saber cuándo no se paga subsidio de transporte, porque existen ciertas situaciones en las que no se cancela. Por ejemplo:

Cuando el trabajador vive en el lugar de trabajo o el empleador proporciona el transporte completo.
Durante los períodos de incapacidad. Esto porque que el trabajador no incurre en gastos de transporte al no tener que ir a trabajar.
Cuando el trabajador falta injustificadamente al trabajo, el empleador puede descontar proporcionalmente los días no laborados.

Además, es importante tener en cuenta que, para los trabajadores del sector privado que desempeñen sus labores bajo la modalidad de trabajo en casa, el subsidio de transporte se reconocerá como auxilio de conectividad digital. Por esta razón, tiene los mismos efectos y condiciones salariales.

Claves para gestionar correctamente el auxilio de transporte🎯

Para incluir el auxilio en la nómina sin errores, ten en cuenta lo siguiente:

Verifica el salario del colaborador. Asegúrate de que el salario mensual del trabajador no exceda los dos salarios mínimos vigentes. Asimismo, en el caso de los trabajadores que tengan salarios variables por comisiones o primas de rendimiento. Cada mes se tendrá que determinar si tienen derecho o no al subsidio de transporte.
Calcula el auxilio proporcional. Si el colaborador no trabaja todos los días del mes, calcula el subsidio de transporte en proporción a los días laborados.
Considera el auxilio de conectividad. Respecto a los empleados que trabajan desde casa el subsidio de transporte se transforma en auxilio de conectividad digital.
Documenta todo. Mantén un registro detallado de los pagos del subsidio de transporte y las ausencias de los trabajadores para evitar errores en la nómina.

También considera que, aunque no forme parte del sueldo básico, el auxilio de transporte constituye salario para el cálculo de determinados beneficios laborales. Por ello, debe ser tomado en cuenta para calcular la prima de servicios y las cesantías.

Auxilio de transporte: ¿qué sucede con el auxilio de rodamiento?

Algunas empresas pueden cometer el error de considerar que el auxilio de transporte y el auxilio de rodamiento son excluyentes, pero no es así. Al respecto, un trabajador puede recibir ambos auxilios. Todo depende de sus condiciones específicas. Por ejemplo:

Primero: si labora con vehículo de la empresa o personal.
Segundo: si recibe los dos salarios mínimos vigentes o menos.
Tercero: si la empresa no le proporciona transporte y vive a más de un kilómetro del trabajo.

En estos casos, el colaborador debe recibir los dos auxilios mencionados.

Beneficios fiscales asociados al auxilio de transporte

Existen ciertos beneficios fiscales asociados al subsidio de transporte, tales como:

No inclusión en la base salarial

No se incluye en el Ingreso Base de Cotización (IBC) para el cálculo de los aportes a la seguridad social (salud y pensión). Tampoco a los parafiscales (SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar).

Deducciones en el impuesto sobre la renta

Para tener derecho a las deducciones, que por sueldos pagados reconocen las leyes del impuesto sobre la renta:

El contribuyente debe acreditar que ha efectuado todos los pagos por subsidio de transporte a sus trabajadores.

Auxilio de transporte: alternativas para optimizar este pago

Las empresas pueden optimizar la gestión del subsidio de transporte a través de soluciones innovadoras. Por ejemplo, Pluxee Gasolina es una solución diseñada específicamente para cubrir los gastos de combustible de tus colaboradores. Entre sus principales beneficios y características destacan los siguientes:

Permite a tu empresa tener un mayor control sobre los gastos de combustible de sus trabajadores. Esto evita el uso indebido de los recursos.
Facilita el manejo administrativo debido a los soportes contables que se entregan.
Mejora las condiciones laborales relacionadas con la movilidad.
Los colaboradores pueden utilizar la tarjeta en la red de estaciones de servicio afiliadas en todo el país.
Mejora y hace más atractivo el plan de beneficios de tu compañía.
Optimiza los ingresos del colaborador al no ser percibido como gasto de su salario.

En conclusión, el auxilio de transporte es un beneficio fundamental para los trabajadores en Colombia. Contribuye a mejorar su calidad de vida y a reducir la carga económica del transporte. Para las empresas, una gestión adecuada del subsidio de transporte es esencial para cumplir con las obligaciones legales. También, ayuda a fomentar un buen clima laboral y optimizar los costos laborales.

Al respecto, soluciones como Pluxee Gasolina🩷 posibilitan a tu empresa optimizar la gestión de este auxilio, así como mejorar el control de gastos y ofrecer a sus colaboradores una opción de pago segura.

Finalmente, te invitamos a descubrir cómo Pluxee Colombia puede ser un aliado estratégico. Al facilitar a tu empresa la entrega de auxilios y beneficios laborales de manera ágil y conforme a la ley.