Pago de cesantías en Colombia: su relevancia y cómo realizarlo

El pago de cesantías en Colombia es una de las prestaciones sociales más importantes para los trabajadores, ya que representa un mecanismo de ahorro que les proporciona seguridad financiera en caso de desempleo. Esta prestación no solo es un derecho laboral fundamental; también es un reflejo del compromiso del empleador hacia el bienestar de sus trabajadores.  

Importancia de gestionar el pago de cesantías

La adecuada gestión del pago de cesantías es fundamental por varias razones, entre ellas: 

• Cumplimiento legal: la legislación laboral colombiana establece que todos los trabajadores tienen derecho a recibir cesantías. Esto obliga a los empleadores a cumplir con esta obligación para evitar sanciones.  
• Bienestar del trabajador: las cesantías actúan como un seguro financiero para los empleados en caso de perder su empleo. Esto les permite cubrir gastos básicos mientras buscan nuevas oportunidades laborales.  
• Fomento de la estabilidad laboral: al garantizar este beneficio, las empresas fomentan un ambiente laboral más estable y confiable. Como resultado, hay una mayor retención de talento.  

Cuándo hay que realizar el pago de cesantías

En Colombia, el pago de cesantías es una obligación que deben cumplir los empleadores y tiene fechas específicas que debes conocer. Seguidamente, te detallamos cuándo y cómo se deben realizar estos pagos. 

🔵Consignación anual

Las empresas tienen hasta el 14 de febrero de cada año para realizar la consignación del pago de cesantías generados durante el año anterior. Por ejemplo, para las cesantías correspondientes al año 2024, el plazo vence el 14 de febrero de 2025. Este pago debe hacerse en el fondo de cesantías en el que esté afiliado el trabajador. 

🔵Terminación del contrato

Si el contrato o contratación laboral finaliza antes del 31 de diciembre, las cesantías deben ser pagadas directamente al trabajador como parte de la liquidación. Esto incluye el monto acumulado hasta la fecha de terminación. 

🔵Intereses sobre las cesantías

Los empleadores también deben pagar los intereses generados por las cesantías, que corresponden al 12 % anual sobre el monto total acumulado. La fecha límite para este pago es el 31 de enero del año siguiente. Por ejemplo, los intereses correspondientes a las cesantías generadas en 2024 deben ser pagados a más tardar el 31 de enero de 2025.

🔵Prohibiciones y consideraciones

Según la ley está prohibido realizar pagos parciales de cesantías antes de la finalización del contrato. La excepción es en casos específicos autorizados por la ley. Si se incumple esta norma, los empleadores podrían perder las sumas ya pagadas. También es fundamental que los empleadores conozcan cuándo se pagan las cesantías para evitar sanciones por retrasos. 

Cómo calcular el pago de cesantías💲

Para calcular el monto por concepto de pago de cesantías, se utiliza la siguiente fórmula:  

Cesantías = (salario mensual x días trabajados) / 360 

Igualmente, hay que tener en cuenta los siguientes aspectos: 

• El cálculo se basa en el último salario mensual devengado por el trabajador.  
• Si hay variaciones salariales en los últimos tres meses, se debe tomar como base el promedio del último año.
• Las vacaciones no se descuentan del tiempo trabajado para la liquidación, ya que son un derecho laboral.  

Por ejemplo, para saber cuánto son las cesantías de un año con salario mínimo de un trabajador que laboro durante 180 días, el cálculo sería el siguiente:  

Salario mínimo actual en Colombia = $1.623.500 pesos ($1.423.500 + $200.000 por auxilio de transporte) 

Cesantías = ($1.623.500 x 180) / 360 = $811.850 pesos 

También hay que tener en cuenta que los trabajadores tienen derecho a recibir intereses sobre sus cesantías. Estos intereses representan el 12 % anual sobre el monto acumulado.  

Impacto del incremento del salario mínimo en el pago de cesantías✍️⚡

El aumento del salario mínimo en Colombia tiene un impacto directo en la liquidación de las cesantías; ya que cuando se incrementa el salario mínimo, también se incrementa automáticamente el monto que debe ser consignado como cesantías. Esto se debe a que las cesantías equivalen a un mes de salario por cada año trabajado. 

Por lo tanto, si un trabajador gana el salario mínimo, su liquidación de cesantías aumentará proporcionalmente con cada ajuste salarial. Por ejemplo, si un trabajador devenga un salario mínimo mensual, y este aumenta, la cantidad total a pagar por concepto de cesantías también se incrementará.  

Preparación por variaciones en el pago de cesantías📅✔️

Como te mencionamos anteriormente, el incremento salarial influye directamente en el cálculo de las cesantías. A continuación te explicamos cómo puedes prepararte para estas variaciones. 

1. Presupuesto adecuado

   Es esencial que tu empresa ajuste su presupuesto para incluir estos aumentos en las cesantías y sus intereses. Esto implica realizar proyecciones financieras que consideren el impacto del incremento del salario mínimo en la carga salarial total. 

2. Capacitación y conciencia

   Tu empresa debe capacitar a su personal de recursos humanos sobre cómo calcular correctamente las cesantías y los intereses. Esto asegura el cumplimiento de la normativa legal y evita posibles sanciones por incumplimiento. 

3. Evaluación de contratos

   Es recomendable revisar los contratos laborales existentes para identificar posibles ajustes necesarios ante el aumento del salario mínimo. Esto es especialmente relevante si tienes trabajadores bajo la modalidad de salario integral. ¿Por qué? Pues sus pagos también deben ajustarse proporcionalmente. 

4. Comunicación transparente

   Mantén una comunicación abierta con tus colaboradores sobre cómo estos cambios afectan sus beneficios laborales. Esto no solo mejora la relación en el trabajo; también ayuda a gestionar sus expectativas al respecto. 

Estrategias ante estas variaciones en el pago de cesantías🔎

Las empresas pueden implementar varias estrategias para anticiparse a los cambios en el pago de cesantías. Esto optimizando su flujo de caja y cumpliendo con sus obligaciones legales. Por ejemplo:

• Provisión mensual: realizar una provisión mensual sobre el incremento del salario; puede ayudar a las empresas a acumular los recursos necesarios para el pago anual.  
• Planificación financiera: establecer un presupuesto que contemple los pagos anuales puede evitar sorpresas financieras.  
• Uso de tecnología: implementar sistemas como la nómina electrónica permite llevar un control más eficiente sobre las obligaciones laborales. Además, esto facilita la liquidación oportuna.

Al respecto, Pluxee Canasta es una estrategia que te ofrece soluciones enfocadas en la gestión de beneficios laborales, maximizando su impacto fiscal y mejorando la experiencia del empleado. Sus principales características y beneficios son:

Características de Pluxee Canasta💚

A continuación, podrás ver cómo Pluxee ofrece soluciones para la gestión de beneficios laborales: 

• Exenciones fiscales. Los beneficios de alimentación proporcionados a través de Pluxee Canasta están sujetos a exenciones fiscales, lo que reduce la carga tributaria de las empresas. Esto significa que los pagos por alimentación no se consideran ingresos tributarios para los colaboradores. O sea, se logran ahorros significativos para la empresa. 
• Control del gasto. Al utilizar una tarjeta específica para alimentación, las empresas pueden controlar el presupuesto destinado a este rubro. Esto evita el uso indebido de efectivo y asegura que los fondos se utilicen únicamente para productos alimenticios. 
• Reducción de costos administrativos. Al centralizar los procesos; Pluxee Canasta minimiza los trámites administrativos asociados con la entrega de beneficios físicos o el manejo de efectivo. Esto ahorra tiempo y recursos. 
• Flexibilidad y personalización. Las empresas pueden adaptar el monto asignado mensualmente según su presupuesto y políticas internas. Así, posibilita la adaptación según las necesidades específicas de cada organización. 
• Amplia red de aceptación. La tarjeta es aceptada en numerosos establecimientos, incluyendo supermercados y tiendas de alimentos. Gracias a ello, los trabajadores tienen flexibilidad en sus compras. 

Beneficios✅

Además, sus beneficios son:  

• Mejora en la productividad. Proporcionar beneficios de alimentación adecuados contribuye al bienestar y salud de los trabajadores. Algo que contribuye a aumentar la productividad y a reducir el ausentismo en el trabajo. 
• Fortalecimiento del compromiso laboral. Al ofrecer un beneficio tangible, las empresas demuestran su interés por el bienestar de sus colaboradores. Esto mejora la fidelización y disminuye la rotación de personal. 
• Seguridad y transparencia. Pluxee Canasta garantiza un entorno seguro para la administración de estos beneficios. Protege tanto a colaboradores como a empresas contra posibles fraudes o malentendidos.  
• Facilidad de uso. Los trabajadores pueden gestionar sus saldos y movimientos a través de una tarjeta personal. Esto les proporciona un mejor control sobre el uso de este beneficio. 

En conclusión, el pago de cesantías es una obligación fundamental que protege los derechos laborales y contribuye al bienestar económico de los trabajadores en Colombia. Asimismo, conociendo cómo se calculan las cesantías, cuándo se deben pagar y cómo gestionar estos pagos adecuadamente, tanto empleadores como trabajadores pueden beneficiarse mutuamente.  

Finalmente, las soluciones que te ofrece Pluxee, te permiten optimizar tus procesos relacionados con beneficios laborales, asegurando así un cumplimiento efectivo con la legislación laboral. Al adoptar estas estrategias y herramientas, tu empresa no solo cumple con sus obligaciones legales; también fortalece su relación con sus trabajadores, promoviendo un ambiente laboral más positivo y productivo.