Conoce qué revisa la Unidad de Pensiones y Parafiscales a las empresas
22 Enero 2024
La Unidad de Pensiones y Parafiscales juega un papel crucial en el panorama laboral, impactando directamente en aspectos financieros tanto para empleadores como para empleados. En el siguiente blog, se aborda detalladamente la función y alcance de esta entidad, explorando qué revisa específicamente y cómo sus decisiones pueden tener un impacto significativo en el sistema de pensiones y los recursos destinados a los parafiscales.
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La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales, más conocida como la UGPP, es la entidad pública encargada de vigilar y hacer cumplir los pagos correspondientes al Sistema General de la Seguridad Social de Colombia.
Aunque no es su única función, sí es la que más les interesa a las empresas, pues es el ente de control que vigila a los empleadores y trabajadores independientes para que coticen correctamente y realicen los aportes parafiscales obligatorios.
Y, en caso de no cumplir con ello, tiene la facultad de cobrarles y sancionar con grandes multas que pueden traerles pérdidas y falta de liquidez a las organizaciones. Por eso, queremos explicarte en detalle qué revisa la UGPP y algunos consejos para prevenir fiscalizaciones y posibles sanciones por su parte.
¿Qué es la UGPP y de qué se encarga?
La Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales fue creada a través de la Ley 1151 de 2007 con dos objetivos principales:
Reconocimiento de derechos pensionales
Primero, se encarga de la administración de los derechos pensionales de los empleados de más de 30 entidades públicas liquidadas.
Vigilancia en el pago de la seguridad social
Su misión más grande es la del seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de los aportes al sistema de seguridad social y parafiscales por parte de empleadores y trabajadores independientes.
Para cumplir a cabalidad con esto, esta entidad realizar otras acciones como:
Fiscalización de empresas
Solicitud de información y procesos de investigación para determinar el estado de los aportes a la seguridad social. Suele indagar la contabilidad de las compañías, los estados financieros, los esquemas de compensación, los pagos de nómina, entre otros.
Comparación de información y hallazgos
Luego de solicitar información, la UGPP puede cruzar los datos con la información del Estado (como los datos tributarios de la Dian) para determinar si existe algún tipo de evasión, y con ello, emprender los cobros y las multas correspondientes.
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¿Qué revisa la UGPP a las empresas?
Recuerda, en el caso de vincular a contratistas y trabajadores independientes, debes garantizar que realicen sus pagos a salud, pensión y ARL, para evitar riesgos tributarios, laborales y reputacionales.
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¿Cómo evitar sanciones de la UGPP para tu empresa?
En el caso de la vinculación de trabajadores independientes, la UGPP puede involucrarte en una investigación solidaria si encuentra que estos están evadiendo sus aportes a la seguridad social.
Más que una multa, esto significa un riesgo reputacional para tu empresa, pues es tu responsabilidad vigilar estos pagos antes de liquidar cada contrato.
En el caso de los trabajadores vinculados laboralmente, no hay una fórmula diferente a la de aportar correctamente por cada empleado que tengas a cargo y darle un manejo correcto a la nómina de tu empresa.
Estos son algunos puntos claves que debes tener en cuenta:
- Reportar los datos reales de ingresos y salarios que pagas a tus colaboradores.
- Afiliar correctamente a tu personal al sistema de salud, pensión y riesgos laborales.
- Reportar las fechas exactas en las que se presentan las incapacidades, vacaciones.
- Reportar novedades en la nómina como licencias no remuneradas o traslados de EPS y fondo de pensiones.
- Registrar otras novedades de nómina como aumentos y pagos no salariales.
- Reconocer los pagos que corresponden a herramientas de trabajo o gastos corporativos.
Recuerda que para evitar que los costos laborales de tu empresa aumenten, debes identificar el salario y diferenciarlo de todos los pagos que no se consideren salariales, para no alterar el ingreso base de cotización.
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